Түркістан қаласында Тың және тыңайған жерлердің игеріле бастауына 70 жыл толуына орай «Тың тарихы – архив құжаттарында» атты облыстық ғылыми-тәжірибелік конференциясы өтті. Іс-шара Түркістан облысының цифрландыру, мемлекеттік қызметтер көрсету және архивтер басқармасының қолдауымен, «Түркістан облысының мемлекеттік архиві» және «Түркістан облысының қоғамдық-саяси тарихы мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемелерімен ұйымдастырылды. Оған өңірдің архив қызметкерлері, тарихшылары мен өлкетанушылары, жоғарғы оқу орындарының оқытушылары мен студенттері қатысты.
«Архив-2025» жобасын іске асыру және қазақ елінің бай тарихын, мемлекетіміздің қалыптасуы мен дамуын, мәдениетін жан-жақты көрсететін архив құжаттарын ғылыми мақсатта насихаттау, ұрпақтар арасындағы байланысты қамтамасыз ету мақсатында ұйымдастырылған іс-шара барысында архивтік құжаттар негізінде құжаттық көрмелер мен фотокөрмелер таныстырылды. Конференция Облыстық цифрландыру, мемлекеттік қызметтер көрсету және архивтер басқармасы басшысының орынбасары Самат Байғұтов алғысөзімен басталды.
Конференция барысында тың және тыңайған жерлерді игеру тарихын насихаттау қажеттілігі, оған қазіргі тарихшылардың көзқарасы, пайдасы мен зардаптары жайлы тұжырымдар айтылып, ой-пікірлер ортаға салынды. Осы орайда оқырман назарына құжаттарды архивте сақтау жөнінде мағлұматтарды ұсынып отырмыз.
Архив мекемелерінің басты қызметі үш бағытты қамтиды. Олардың алғашқысы ұлттық архив қорын толықтыру, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және пайдалану болып табылады.
Бірінші кезең – құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығын сараптау. Құжаттарды сақтауға беруді дайындау рәсімі құжаттардың құндылығын тексеруден басталады. Құндылыққа сараптама жүргізу кезінде құжаттардың сақтау мерзімдері мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде қалыптастырылатын ҚР Мәдениет және спорт министрінің 29.06.2023 № 157 үлгілік құжаттар тізбесіне немесе іс номенклатурасына сәйкес айқындалады.
Құндылық сараптамасы уақытша сақтау мерзімі бар құжаттарды анықтауға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, құнды сараптама құжаттаманы талдауды қамтиды, оның барысында тұрақты және уақытша сақтауға арналған құжаттарды іріктеу жүргізіледі. Сақтауға қажет ететін құжаттарды істерге қалыптастырып, оларды сипаттап, тігіп және мемлекеттік сақтауға архивке тапсыру қажет;
Екінші кезең – істер тізімдемелерін құрастыру. Құжаттарды сақтауға тапсырудың маңызды шарты істер тізімдемесін жасау болып табылады. Архивтік тізімдеме – ақпараттың үлкен көлемін жылдам шарлауға мүмкіндігін беретін архив анықтамалығы. Тізімдеме – сақталатын және пайдаланылатын құжаттардың түгендеу құрылымы.
Мемлекеттік сақтауға дайындалған барлық істер 3 топқа бөлінеді: негізгі қызмет бойынша істер, яғни тұрақты сақтау, жеке құрам бойынша істер және уақытша сақтау құжаттары. Істердің әрбір тобына жеке тізімдемелер хронология бойынша түзіліп жасалады. Жойылуға жататын құжаттар үшін акт жасалады, онда құжаттардың немесе істердің атаулары, саны мен сақтау мерзімі көрсетіледі. Осы шаралардың барлығы мемлекеттік сақтауға тапсырылмас бұрын сараптамалық тексеру комиссиясымен (СТК) келісіледі. Жылына қалалық архивте 3000-4000 сақтау бірлігіне тізімдеме жасалып СТК-ға ұсынылады.
Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттары қоғам мен мемлекет және меншік иесі үшін ерекше маңызы бар, баға жетпес құжат. Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтау барлық жеке заңды тұлғалардың міңдеті болып табылады.
Мәселен, Түркістан қалалық мемлекеттік архивінің жинақтау көзі тізіміне қалаға қарасты 162 мекеме енгізілген. Тізімге енгізілген және басқа да мекемелердің қызметкерлері архив тарапынан үнемі әдістемелік көмек алып, құжаттарды мемлекеттік сақтауға өткізу туралы мәліметтер алып отырады. Ал таратылған немес қайта құрылған мекеме құжаттары ретке келтірілген түрде құқық мирасқорларына беріледі. Ұйым архивінде құжаттардың құндылығына сараптама жасау, сақтау мерзімдерін айқындау,сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттарды жоюға бөлу жұмыстары жүргізіледі, әр архив қоры шегінде жеке реттік нөмірлер беріледі.Жалпы, әрбір ұйым архивінде құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін отқа төзімді стеллаждар мен қосалқы металл шкаф немесе сейф, жылыту және желдету жүйелерінің болуы қажет және газ, су, кәріз құбыржолдарын орналастыруға рұқсат етілмейді.
Архив қоймаларында құжаттармен жұмыстардың барлық түрі жарық түсу деңгейі шектеулі жағдайларда жүргізіледі. Құжаттар ылғалданып көгеріп оқуға жарамсыз болып қалмауы үшін температуралық-ылғалдылық режімдері де қалыпты болуы керек.
Архивте сақтауда тұрған барлық құжаттар есепке алынады, құжаттарды есепке алу архив шифрінің бір бөлігі болып табылады, сақтау бірліктеріне нөмір беру жолымен жүргізіледі.
Архивтік шифр құжаттар мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға алғаш рет келіп түскен құжаттар ресімделгеннен кейін мемлекеттік архив беретін архив қорының нөмірлерінен тұрады. Есептік құжаттар архив қоймаларындағы сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады. Істер тізімдемесі істерді есепке алудың бастапқы есептік құжаты болып табылады. архив қорларының істердің, тізімдемелердің қозғалысын есепке алу, жеке құрам жөніндегі істерді, және жоюға бөлінген істерді есепке алу кітабтарын жүргізуге құқылы. Құжаттардың келіп түсуін және шығуын есепке алу кітабы ұйым архивінің паспортын жасау үшін негіз болады. Ұйым архивінің паспорты жыл сайын жасалады. Түркістан қалалық мемлекеттік архивінде 315-қор 84500 сақтау бірлігі мемлекеттік сақталуға қабылданып тіркелген.
Мемлекеттік сақтауда тұрған құжаттарды сандық форматқа көшіру электронды құжатты есепке алу бірлігі туралы мәлімет уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша деректерді есепке алу базасына немесе есепке алу карточкаларына енгізіледі. Архив қорының құрамында тұрақты сақталатын электронды құжаттардың тізімдемелері, есепке алу бірліктері және сақтау бірліктері бойынша есепке алынады.
Электрондық құжаттарды көшіру мен қайта жазуды есепке алатын журналдары жүргізе отырып, архивтік құжаттардың сақталуын үнемі бақылауда ұстап, ұйымдастырып отырылады. Осындай көзге көрінбейтін дүниелерге кей кездері мән бермей құжаттар зақымдалып, жоғалып жатады. Ал ондай материалдар сол мекемедегі азаматтардың еңбек өтілін, біліктіліктерін анықтайтын, мүдделерін қорғайтын құндылық, Өйткені ол құжатта адам тағдыры, мемлекет құндылығы болып табылатын өзге де мәліметтер болуы мүмкін.
Е-архив жүйесіне құжаттарды енгізу бойынша мәселелер қиын болып көрінуіне қарамай, құжаттарды архивтік сақтауға дайындау және құжаттарды архивке тапсыру едәуір жылдам өтуде.Қазіргі таңда қалалық архивте 3652 сақтау бірлігі, 102154 парақ сандық форматқа көшірілді, құжаттар серверде және компьютерде сақталады.
Құжаттарды пайдалану;
Қолжетімділік санаттары бойынша архивтік құжаттар ашық және қолжетімділігі шектелген болып бөлінеді. Қазақстан Республикасының халықаралық шарттарына, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес, сондай-ақ жеке меншіктегі архивтік құжаттардың меншік иесінің немесе иеленушісінің келісімі бойынша қолжетімділік шектелмеген барлық архивтік құжаттар ашық болып табылады.
Қолжетімділігі шектеулі архивтік құжаттарға мыналар жатады:
Мемлекеттік құпияларды немесе Қазақстан Республикасының заңдарымен қорғалатын өзге де құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын архивтік құжаттар;
Жеке тұлғаның жеке және отбасылық құпиясы, оның жеке өмірі туралы мәліметтерді, сондай-ақ оның қауіпсіздігіне қатер төндіретін мәліметтерді қамтитын архивтік құжаттар;
Меншік иелері немесе иеленушілері оларды архивке тапсыра отырып, шартта оларға қол жеткізу және оларды пайдалану талаптарын белгілеген архивтік құжаттар;
Аса құнды құжаттардың, мәдени құндылықтарға жатқызылған құжаттардың және физикалық жай-күйі олардың материалдық жеткізгіштерін қалпына келтіру және ондағы құжаттық ақпаратты пайдалану мүмкін болмайтын архивтік құжаттар зақымдануы түзелмейтін архивтік құжаттар (физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз).
Пайдаланушының мұндай құжаттарға, деректер базасына қолжетімділігі және оларды пайдалануы Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген шектеулерді және архив құжаттарының меншік иелері немесе иеленушілері оларды архивке тапсырған кезде белгілеген шарттарды ескере отырып жүзеге асырылады.
Пайдаланушылардың құжаттарға қол жеткізуі, сондай-ақ оларды пайдалануы ерекше жағдайларда архив басшысының жазбаша рұқсатымен жүзеге асырылады. Пайдаланушыға көрсетілген құжаттардың көшірмелері немесе осы құжаттарды қамтитын құжаттық жарияланымдар ұсынылады.
Мемлекеттік сақтауға қабылданған құжаттар етре жылдан бастап кешегі 1993-1995 жылдарға дейін орыс тілінде жүргізілсе, қазір мемлекеттік тілде, яғни қазақ тілінде жүргізілген.
Тіл тұғырының биікке көтерілгені — халық мәртебесінің жоғарылауы.
